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山東齊魯聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所
審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
第一條 為了搞好審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并使之制度化、規(guī)范化，根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定和中國(guó)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)的有關(guān)要求，制定本規(guī)范。
第二條 堅(jiān)持誰(shuí)做審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢誰(shuí)立卷的原則，建立立卷歸檔工作責(zé)任制。立卷歸檔工作應(yīng)列入審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)計(jì)劃，由審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)組指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢、邊收集整理，評(píng)結(jié)卷成。
第三條 審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的基本要求是完整和精煉。
“完整”的要求是：
(一)每一年度執(zhí)行項(xiàng)目所形成的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(二)每一審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)項(xiàng)目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(三)每一案卷重要文件的各種稿本，均應(yīng)收集齊全。
“精煉”的要求是，在立卷過(guò)程中嚴(yán)格按文件材料保存價(jià)值決定取舍，應(yīng)做到：
(一)對(duì)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)證明材料，應(yīng)以審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)報(bào)告所列問(wèn)題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分經(jīng)過(guò)核實(shí)和未經(jīng)過(guò)核實(shí)、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍；與審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)報(bào)告所列問(wèn)題無(wú)關(guān)或未經(jīng)核實(shí)的材料，均不立卷。
(二)對(duì)各種審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)文書的歷次修改稿，除有重要內(nèi)容的修改稿應(yīng)立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。
第四條 審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)項(xiàng)目確定后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)立即制訂該項(xiàng)目文件材料的收集整理工作計(jì)劃，做好準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目小組組成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是該審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案的第一責(zé)任人，具體工作可以指定小組某一成員擔(dān)任審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔人，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下完成檔案的立卷歸檔工作。
第五條 按照邊審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢、邊收集整理、評(píng)結(jié)卷成的要求，從確定審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目開始，即應(yīng)對(duì)每個(gè)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)程序上形成的文件材料，隨時(shí)加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好的該審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目文件夾(袋)中，以備整理、選用。
第六條 凡記錄和反映審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢小組在履行審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)職能活動(dòng)中直接形成的文件、電報(bào)、信函、憑證、筆錄的原件及其復(fù)制件，以及與審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)事項(xiàng)有關(guān)的其它文件材料，均屬審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案的收集范圍。具體是：
（一）對(duì)外簽發(fā)的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢報(bào)告書、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢說(shuō)明、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢明細(xì)表及其它附件。
（二）審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)綜合類工作底稿
（三）審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)操作類工作底稿
第七條 不歸檔文件材料的范圍：
(一)與本項(xiàng)目無(wú)關(guān)的文件材料。
(二)未用作審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)報(bào)告所列問(wèn)題依據(jù)的文件材料。
(三)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。
(四)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)過(guò)程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。
(五)重份文件材料。
第八條 在審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料的整理工作中，應(yīng)根據(jù)文件材料的保存價(jià)值及其相互之間的歷史聯(lián)系，并以審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)報(bào)告所列問(wèn)題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要立卷的文件材料，特別是證明材料，要進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別和挑選；對(duì)其中不必立卷歸檔但有參考價(jià)值的文件材料，可作為資料保存。
第九條 按照審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)法規(guī)、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)取證、文書處理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)檢查有關(guān)程序和簽批認(rèn)定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應(yīng)予補(bǔ)救。
第十條 以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷。一個(gè)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目的文件材料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷。跨年度結(jié)束的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)事項(xiàng)，于審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)結(jié)束的年度立卷。
第十一條 按單元排列。卷內(nèi)文件的排列順序，采用單元排列法。即將需立卷歸檔的文件材料分為結(jié)論性文件、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)綜合類工作底稿、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)操作類工作底稿。
第一單元 結(jié)論性文件材料，
１、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢報(bào)告對(duì)外簽發(fā)單；
２、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢報(bào)告送達(dá)客戶簽收記錄；
３、對(duì)外報(bào)送的正式審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢報(bào)告；
４、對(duì)外報(bào)送的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢明細(xì)表；
５、對(duì)外報(bào)送的資產(chǎn)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢說(shuō)明；
本單元單獨(dú)立為一卷，作為永久檔案保管。
第二單元 綜合類工作底稿
1、基本情況調(diào)查表
2、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)約定書
3、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)計(jì)劃
4、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)總結(jié)
5、逐級(jí)復(fù)核情況
6、委托方及資產(chǎn)占有方提供的與審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢相關(guān)的綜合性資料
本單元檔案作為定期檔案保管。
第三單元 操作類工作底稿
按資產(chǎn)負(fù)債表順序依次排列歸檔。對(duì)于底稿較多的子單元可以立成多卷歸檔。
每個(gè)報(bào)表項(xiàng)目的底稿按照以下順序排列歸檔：
1、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)報(bào)告書正文；
2、已審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢的會(huì)計(jì)報(bào)表及會(huì)計(jì)報(bào)表附注；
3、客戶管理部門聲明書；
4、與客戶交換意見記錄；
5、審計(jì)計(jì)劃（基本情況表）；
6、審計(jì)工作小結(jié)；
7、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書；
8、其他相關(guān)資料。
本單元檔案作為定期檔案保管。
第十二條 對(duì)于上述檔案，應(yīng)保持齊全、完整。對(duì)于不適用的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目，應(yīng)在每卷檔案卷首的卷內(nèi)目錄表中標(biāo)注清楚，。對(duì)于未執(zhí)行的審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)程序，應(yīng)在審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)程序表中標(biāo)注清楚并說(shuō)明理由。
對(duì)于卷內(nèi)底稿中需要簽屬姓名、日期、名稱、意見等必須簽署事項(xiàng)必須簽署齊全，不允許空白或簡(jiǎn)化。
第十三條 以卷為單位，對(duì)卷內(nèi)文件材料逐頁(yè)在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁(yè)號(hào)。
第十四條 卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件材料的排列順序和內(nèi)容編寫：
第一欄，順序號(hào)：以文件材料排列先后順序逐件填寫。
第二欄，字號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)或?qū)徲?jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)項(xiàng)目底稿索引號(hào)。
第三欄，責(zé)任者：填寫對(duì)文件材料的署名者，即對(duì)文件材料負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人。未署名的，應(yīng)判定責(zé)任者。
第四欄，題名：即文件標(biāo)題或?qū)徲?jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)事項(xiàng)名稱，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“［］”。
第五欄，日期：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“ ”號(hào)。
第六欄，頁(yè)號(hào)：填寫文件所在起止頁(yè)號(hào)。
第十五條 案卷封面的印制與填寫：
(一)“全宗名稱”，印制或填寫立檔單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。
(二)“審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)案卷題名”，即審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目名稱，按照介詞“對(duì)”字、被審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢單位名稱、審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢事項(xiàng)的時(shí)間范圍和審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢事項(xiàng)名稱的順序填寫。
(三)“審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)時(shí)間”，填寫從審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目開始日至審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢報(bào)告報(bào)出日之間的起止時(shí)間。
(四)“審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人”，填寫審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人姓名。
(五)“本項(xiàng)目共 卷(第 卷)，填本審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢項(xiàng)目形成的案卷總數(shù)，本卷是其中第幾卷。
(六)“ 年 月至 年 月”，填寫本卷文件材料歸檔時(shí)間。
(七)“本卷共 件 頁(yè)”，填寫本卷文件材料的總件數(shù)和總頁(yè)數(shù)。
(八)“保管期限”，根據(jù)審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)檔案保管期限表的規(guī)定劃注。
(九)“歸檔號(hào)”，填寫文書處理號(hào)。
(十)案卷封面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4規(guī)格，250克牛皮紙。
第十六條 備考表的填寫；
(一)卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標(biāo)注時(shí)間。
(二)立卷人：由立卷者簽名，并注明日期。
(三)檢查人：由審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)組或?qū)徲?jì)、驗(yàn)資、咨詢部門負(fù)責(zé)人簽名，并填寫檢查日期。
(四)立卷時(shí)間：填寫完成立卷的日期。
第十七條 案卷的裝訂應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
(一)拆除文件上的金屬物。
(二)破損和褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
(三)文件材料裝訂部分過(guò)窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的十六開紙上。
(四)文件材料字跡難以辯認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說(shuō)明。
(五)文件材料是外文的，應(yīng)附有中譯本。
(六)卷內(nèi)文件材料，一般不超過(guò)二百頁(yè)為宜，超過(guò)的可根據(jù)文件材料內(nèi)容的階段性分卷裝訂。
(七)裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊。
(八)裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁(yè)、不壓字。不損壞文件，不妨礙閱讀。
第十八條 對(duì)整理好的案卷，在正式裝訂以前，應(yīng)由審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人逐卷檢查后送檔案室，由檔案人員按照審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)工作檢查底稿的規(guī)范要求逐卷逐項(xiàng)檢查，形成電子版檢查底稿，并寫出檢查小結(jié)，將案卷退還該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人補(bǔ)充完善，無(wú)法完善的應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人寫出說(shuō)明。補(bǔ)充完善最多兩次，仍達(dá)不到存檔規(guī)范的，檔案室拒絕接收，并將拒收情況形成材料報(bào)董事長(zhǎng)或分管合伙人，計(jì)入當(dāng)年業(yè)績(jī)考評(píng)檔案，按照考評(píng)規(guī)范予以處罰。
檔案立卷檢查小結(jié)和整改情況形成書面文件，單獨(dú)立為審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)項(xiàng)目檢查整改檔案。立卷歸檔后的抽檢報(bào)告均應(yīng)形成書面文件歸入檢查檔案，作為業(yè)績(jī)考評(píng)的原始檔案。
第十九條 對(duì)立好的案卷由檔案部門按有關(guān)規(guī)定劃注保管期限。
第二十條 案卷立好并經(jīng)驗(yàn)收后，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間向機(jī)關(guān)檔案室移交。最遲不得遲于項(xiàng)目完成后6個(gè)月。
第二十一條 審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料立卷工作完成后，未列入卷內(nèi)但有參考價(jià)值的材料，可由經(jīng)辦單位保存?zhèn)洳?；確實(shí)不需要保存的文件材料，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。
第二十二條 審計(jì)、驗(yàn)資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料立卷工作完成后，應(yīng)同時(shí)將該項(xiàng)目的電子文檔整理為一個(gè)文件夾報(bào)檔案室保存。
第二十三條 其他未盡事宜，參照文書檔案管理規(guī)范執(zhí)行。
第二十四條 本規(guī)范自2008年2月25日起執(zhí)行。
山東齊魯聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所
2008年2月23日
